Mdoc Basis

BasisHåndtering av dokumenter og data er en stor utfordring i alle bransjer. Det ligger derfor et stort potensiale i å innføre et system for dokumenthåndtering. Mdoc er løsningen som raskt betaler seg gjennom bedre kontroll, effektivitet og kvalitet i din virksomhet.

Mengden av elektroniske dokumenter vokser og vokser, samtidig som det løpende blir foretatt endringer, revisjoner og tilføyelser i både nye og gamle dokumenter av forskjellige brukere. I dag er det stadig et krav at alle jobber etter samme standard, at dokumenter enkelt kan gjenfinnes og gjenbrukes, at dokumenter går igjennom en spesifisert arbeidsflyt med godkjenningsstatuser og revisjonshåndtering. Med Mdoc får du en komplett og velutprøvd løsning – med spesielt god CAD-integrasjon – som enkelt settes opp til å støtte aktuelle standarder og arbeidsflyt.

Mdoc er dokumenthåndtering alle kan forstå!

Utfordringene
Hvor ofte spør du deg selv om følgende:

  • Hvor skal jeg opprette tegningen eller dokumentet mitt, og hvordan skal jeg navngi det?
  • Hvordan finner jeg tilbake til mine egne og spesielt andres dokumenter og tegninger?
  • Inneholder dokumenter og tegninger alltid riktig informasjon i hhv og brevhoder og tittelfelt?
  • Jobber jeg på riktig revisjon av dokumentet?
  • Hvilken godkjenningsstatus har dokumentet?
  • Hvilke andre dokumenter og tegninger referer til filen jeg jobber på? (AutoCAD xrefs, Inventor-referanser, Revit-links, epost-vedlegg, etc.)?
  • Har jeg husket å frigi dokumentene mine etter godkjenning?
  • Hvor finner jeg all e-postkorrespondanse som tilhører prosjektet?

Løsningen heter Mdoc
Med Mdoc får du en brukervennlig løsning som gir deg kontroll over utfordringene. Systemet sørger for at det blir enkelt å opprette, gjenbruke og styre dokumenter gjennom en arbeidsflyt, om det er i prosjekter eller i et tegnings/dokumentarkiv. Mdoc betyr kort fortalt: Full kontroll og økt lønnsomhet gjennom bedre produktivitet og kvalitet.

I Mdoc jobber du alltid på seneste revisjon av et dokument, samtidig som tilgangen til historiske revisjoner er et par tastetrykk unna. Veivisere og godkjenningsprosedyrer leder brukeren gjennom en tilrettelagt workflow, noe som motvirker at feil i rutinene oppstår.
Epost inneholder ofte viktig juridisk informasjon som det er essensielt å kunne finne tilbake til. Mdoc sørger for at all prosjektrelatert epost enkelt lagres under prosjektet, slik at den blir raskt tilgjengelig når man trenger å finne tilbake til en aktuell epost. Mdoc lagrer også epost-teksten som metadata, noe som betyr at denne også er søkbar.

Funksjoner
Mdoc Basis er grunnversjonen av Mdoc, hvor det ikke medfølger bestemte moduler eller et tilrettelagt oppsett tilpasset en spesiell bransje. Uansett får man et bredt spekter av standard funksjonalitet rett ut av pakken:

  • Verktøy for å sette opp godkjenningsprosedyrer og statuser som støtter virksomhetens arbeidsflyt
  • Integrasjon mot AutoCAD og Microstation. Gir mulighet for utveksling av informasjoner med tittelfelt i tegninger, innsetting av lister, håndtering av layouts, kontroll på xrefs, etc.
  • Revit-integrasjon. Gir mulighet for utveksling av informasjoner med Revit prosjekter og sheets etc.
  • Inventor-integrasjon. Gir mulighet for utveksling av informasjoner med tittelfelt i Inventor (iProperties) etc.
  • Microsoft Office-integrasjon. Sørg for at dokumentene (Word og Excel), oppdateres med informasjoner fra Mdoc
  • E-post-integrasjon (MS Outlook og Lotus Notes)
  • Forhåndsvisning av over 250 forskjellige filformater. Se på filer uten at tilhørende program trenger å være installert på maskinen
  • Mulighet for markup/rødmerking direkte i forhåndsvisningsbildet
  • Grafisk visning av referansefiler, slik som vedlegg til e-post, links i Revit, xrefs i AutoCAD og egendefinerte referanser
  • Revisjonshåndtering med forhåndsvisning av gamle revisjoner og mulighet for reetablering
  • Mulighet for sammenligning av to tegnings-revisjoner vist med forskjellige farger
  • Særdeles gode søkemuligheter. Metadataene i Mdoc gir brukeren en rekke kriterier å søke på når dokumenter skal gjenfinnes. Mdoc tilbyr alt fra enkelt hurtigsøk til sammensatte søk, samt mulighet for lagring av søk
  • Mulighet for oppslag/integrasjon med andre databasesystemer, slik som ERP etc.
  • Fleksibelt brukergrensesnitt som enkelt kan tilpasses måten du arbeider på
  • Og mye mer

Flere muligheter med Mdoc tilleggsmoduler
Funksjonaliteten i en Mdoc-løsning kan utvides med en rekke tilleggsmoduler. Les mer om utvalget her.
De vanligste tilleggsmodulene er:

  • Veiviser-verktøyet AddCardWizard, som hjelper brukeren å opprette dokumenter på riktig plassering, med riktig navngivning/løpenummer og alle nødvendige informasjoner.
  • Multisave gir deg muligheten til å kunne konvertere fra et dokument-format til et avledet format i forbindelse med for eksempel godkjenning. Et eksempel er å konvertere en AutoCAD-tegning til pdf ved godkjenning, og publisere denne til et «Godkjent»-arkiv – helt automatisk.
  • Jobber man med oppgaver og saker/prosjekter kan Mdoc Case og ToDo-modulene være aktuelle. Mdoc har utvidede muligheter for sakshåndtering og oppgavestyring, gjennom tilleggsmodulen Mdoc Case. Denne er laget for å forenkle navigering i saker og avvikling av saker. Den inneholder også oppgavestyring som jobber sammen med «To do»-listen. Oppgaver kan tildeles ressurser, og dette kan vises og styres i et Gantt-diagram. Arbeidsflyt-operasjoner kan gjøres på en komplett sak, slik at alle filer får samme status. Bruken av referanse-strukturer i Mdoc gjør det enkelt å finne frem til dokumenter som tilhører en gitt sak eller oppgave.
  • Dokumentliste/tegningsliste/kryssreferanse-liste er eksempler på moduler som brukes for å kunne eksportere metadata til lister i Excel-format. Listene tilpasses kundens spesifikasjoner og layout.

Interessert? – Ta kontakt!

Som erfaren leverandør av Autodesk-produkter, dokumenthåndteringssystemet Mdoc, samt rådgivnings- og konsulenttjenester til CAD-bransjen, er NTI CADcenter den ideelle partner, når din bedrift ønsker å optimalisere forvaltningen av dokumenter, tegninger og epost, gjennom å implementere en felles løsning for dette.

Hvis Mdoc Basis virker interessant, ikke nøl med å ta kontakt med oss for et uforpliktende møte, hvor vi ser nærmere på muligheter og ikke minst får anledning til å demonstrere løsningen.